19 apps para administrar os negócios

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28 de janeiro de 2014 por Semio Timeni

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Os aplicativos para celular que ajudam a gerir a empresa e a ganhar produtividade nas tarefas do dia a dia

Nem sempre o empreendedor pode estar no escritório para atender à demanda de funcionários, clientes e fornecedores. Com a popularização recente de aplicativos para tablets e smartphones e os recursos avançados desses aparelhos (Wi-Fi, 4G, memória expansível, GPS integrado etc.), ficou mais fácil tomar decisões importantes longe da empresa.

Exame PME ouviu empreendedores para selecionar 19 apps que ajudam a gerenciar equipes online , coordenar projetos a distância e monitorar resultados com poucos toques na tela. As ferramentas apresentadas a seguir funcionam na maioria dos celulares modernos e boa parte delas é gratuita. Voilà!

Para planejar viagens de trabalho

Tripadvisor

iOS, Android e Windows Phone

Gratuito

Esse aplicativo é a versão móvel de um dos sites de viagem mais populares do mundo. Reúne mais de 100 milhões de avaliações e recomendações de hotéis, restaurantes, atrações turísticas e estabelecimentos ao redor do mundo — uma mão na roda para quem viaja a trabalho.

É o caso do empreendedor Carlos Grieco, de 34 anos, sócio da paulista EvoBooks, desenvolvedora de material didático digital para escolas. “Faço muitos encontros com educadores para apresentar nosso produto em cidades que não conheço”, diz Grieco. “Uso o TripAdvisor para procurar hospedagens e lugares para almoçar ou jantar.”

As avaliações são dadas pelos próprios usuários do aplicativo, o que evita cair em roubadas ou propagandas enganosas.

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Skyscanner

iOS, Android e Windows Phone

Gratuito

A ferramenta ajuda a cotar o preço de passagens aéreas e a encontrar ofertas de última hora com partidas em mais de 40 países. É possível selecionar alguns parâmetros de pesquisa, como saídas de aeroportos mais próximos, comparação entre agências de viagens e companhias aéreas, classes de voo e horários de pouso e decolagem.

Recentemente, foi acrescentada a busca por preços de hotéis e aluguéis de carro.

 

AwardWallet

iOS e Android

Gratuito

É comum aos empreendedores que viajam constantemente acumular muitas milhas em companhias aéreas, diárias em hotéis e pontos no cartão de crédito. O problema é que cada programa de fidelidade tem prazos de validade e regras específicas, o que pode causar dor de cabeça a quem quiser controlar tudo e fazer o melhor uso dos pontos.

O AwardWallet possibilita consultar na palma da mão os dados de todos os programas de incentivo, facilitando o resgate de prêmios como upgrades de quartos ou classes de voo e descontos na compra de produtos.

 

XE Currency

iOS, Android e Windows Phone

Gratuito

Faz a conversão de moedas com base nas taxas de câmbio em tempo real. Bom para empreendedores que trabalham com importação e exportação ou que viajam para outros países com frequência. O aplicativo permite monitorar simultaneamente a cotação de até dez moedas e consultar históricos, verificando se houve aumento ou queda de valor entre determinadas datas, por exemplo.

 

Para coordenar projetos e pessoas

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Pipedrive

iOS e Android

9 dólares/mês por funcionário

É uma ferramenta para acompanhar o fluxo de vendas da empresa — desde o processo de apresentação de um produto a um potencial cliente até a entrega final. O empreendedor pode verificar o desempenho de cada vendedor ou de um departamento inteiro e ser avisado com alarmes sonoros quando as metas fcam abaixo do esperado.

“Sempre consulto o Pipedrive antes de entrar numa reunião com clientes”, afirma Radamés Martini, de 30 anos, dono da catarinense SocialBase, que desenvolve redes sociais para a comunicação interna de empresas. “O software mantém uma linha do tempo com o histórico de todas as nossas negociações.”

 

Omnifocus

iOS

A partir de 19,99 dólares

Serve para gerenciar tarefas e projetos. O app divide os compromissos em dois grandes grupos: os que podem ser resolvidos em um único passo (“confirmar presença na reunião X”, por exemplo) e os que demandam várias providências (“terminar a reforma do escritório”).

No segundo caso, pressupõe-se que algumas questões precisam ser concluídas, como escolher móveis e pagar os pedreiros. Os afazeres também podem ser separados por contexto. Por exemplo: se você está na rua, dá para filtrar todas as tarefas com a tag “rua”.

“A versão para iPhone usa o GPS do aparelho para mostrar os compromissos mais próximos de acordo com a minha localização no momento”, diz Alexandre Siboglo, de 35 anos, sócio da agência paulista de marketing Yeah Digital, que usa a ferramenta no dia a dia. “Também me agrada a possibilidade de anexar imagens, áudio e documentos para cada tarefa agendada.”

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Expensify

iOS, Android e Windows Phone

Gratuito

Funciona como um gerenciador de gastos, sobretudo para empresas que têm filiais, vendedores que passam muito tempo na rua e representantes comerciais. O app possibilita aos funcionários escanear notas fiscais, recibos e outros comprovantes de despesas com a câmera do aparelho.

O empreendedor pode aprovar gastos e reembolsos na tela do celular. O programa ainda gera relatórios em PDF e exporta dados para sistemas de gestão, como Excel, Evernote, SAP, Salesforce e Microsof Dynamics.

 

Para fazer reuniões virtuais

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GoToMeeting

iOS e Android

Gratuito

O GoToMeeting ajuda o empreendedor a cortar custos e a economizar tempo ao eliminar viagens desnecessárias para reuniões. O app promove videoconferências com até 25 usuários simultâneos. É possível apresentar documentos — mantendo os participantes concentrados naquilo que você realmente deseja que eles vejam — e compartilhar o controle do teclado e do mouse para desenhar, destacar e apontar itens em grupo diretamente na tela.

O empreendedor Dan Strougo, de 31 anos, sócio da agência de design 99designs, usa a ferramenta para fazer reuniões com funcionários espalhados pelos escritórios da Bélgica, do Rio de Janeiro e de São Paulo. “Usamos muito o recurso de gravar as apresentações, inclusive com o áudio, e encaminhá-las depois por e-mail”, diz Strougo.

 

Podio

iOS e Android

Gratuito

Muitas reuniões são um desperdício de tempo porque são mal planejadas e muitas vezes, quando acabam, cada participante volta para a sua rotina sem que se dê prosseguimento ao que ficou combinado. O Podio permite organizar encontros mais produtivos ao sugerir um fuxo de atividades conforme o tipo de reunião necessária.

O app pode ser integrado ao GoToMeeting, o que torna fácil programar conferências online. Depois do encontro, dá para usar o Podio para escrever atas, compartilhar anotações e distribuir as apresentações da reunião. Também é possível atribuir tarefas para que todos saibam exatamente o que fazer e acompanhar o progresso de cada participante.

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Webex

iOS, Android e Windows Phone

A partir de 69 dólares/mês

É possível participar de reuniões em dispositivos habilitados para conexões 3G ou Wi-Fi. Todos os planos incluem reuniões online ilimitadas, conferência por VoIP, vídeo em alta defnição com suporte para várias webcams, alternância de locutor e um recurso para gravar os encontros, incluindo a transcrição de tudo o que foi digitado.

O Webex permite compartilhar documentos, aplicativos e a área de trabalho em tempo real, eliminando inconveniências, como enviar arquivos por e-mail ou acompanhar ligações por telefone. O sistema se encarrega de enviar e-mails aos participantes avisando a hora em que a reunião vai começar, com login e senha.

 

TigerText

iOS e Android

A partir de 1,50 dólar/mês

O app possibilita a troca de mensagens instantâneas entre grupos de usuários sem pagar por SMS. O funcionamento do TigerText se assemelha ao do popular WhatsApp, mas acrescenta recursos de segurança próprios para empresas. O sistema avisa o remetente quando uma mensagem é recebida, lida e deletada.

Um recurso bacana é o que permite ao usuário apagar uma mensagem já enviada antes que o destinatário tenha lido (em caso de arrependimento). Outra funcionalidade é deletar automaticamente a mensagem dos aparelhos após uma primeira leitura ou em uma data predefnida por quem enviou.

 

Para criar e editar documentos

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CloudOn

iOS e Android

Gratuito

Um dos grandes argumentos contrários ao uso do iPad como ferramenta de trabalho é a falta do tradicional pacote de sofwares de escritório da Microsof, o Office. O CloudOn foi criado para surprir essa lacuna. O app serve de versão portátil do Office para tablets e smartphones ao permitir visualizar, editar e compartilhar arquivos do Word, Excel e PowerPoint sem grandes problemas de compatibilidade.

O usuário consegue compartilhar seus trabalhos em serviços de hospedagem na nuvem, como Dropbox, SkyDrive e Google Drive. O inconveniente é que o app só funciona conectado à internet.

 

Quip

iOS e Android

Gratuito

O Quip é um processador de textos desenvolvido por uma startup criada por ex-executivos do Facebook e do Google. No blog da empresa, os fundadores dizem que, desde os anos 80, os editores de texto seguem a mesma metáfora da folha de papel em branco. É algo que já não funciona tão bem numa época em que a maioria dos documentos existe apenas no formato digital.

Os textos criados pelo Quip se ajustam automaticamente ao formato da tela em que são vistos. O app pode ser usado ofine e sincroniza arquivos entre diversos dispositivos. O Quip inclui uma espécie de chat que permite conversar e compartilhar os documentos com outros usuários.

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SlideShark

iOS

Gratuito

A ferramenta leva para o tablet e para o celular as apresentações criadas no PowerPoint, preservando imagens, gráficos, cores e fontes dos documentos originais. Os arquivos ficam armazenados na nuvem, o que pode ser útil para atualizar em tempo real o conteúdo de catálogos que os vendedores carregam no iPad, por exemplo.

O app gera relatórios que mostram quais usuários acessaram o material e quais conteúdos são mais e menos populares. As apresentações podem ser exibidas numa televisão ou projetor VGA.

 

JotNot Scanner

iOS

A partir de 1,99 dólar

 

Funciona como um scanner de bolso. O JotNot utiliza a câmera do celular para fotografar documentos, como recibos, contratos, notas fscais e comprovantes. O app acrescenta melhorias de legibilidade na imagem e permite compartilhar a versão digital do documento com outras pessoas por e-mail ou Bluetooth.

Os arquivos também podem ser organizados em pastas e sincronizados com serviços do tipo Google Docs e Dropbox.

5 Para ganhar Produtividade

 

Waze

iOS, Android e Windows Phone

Gratuito

 

Serve para fugir de congestionamentos e encontrar rotas alternativas no trânsito, o que reduz o risco de se atrasar para os compromissos. O Waze é uma espécie de GPS comunitário. Permite que os próprios usuários façam alertas sobre acidentes, blitz e vias bloqueadas.

O itinerário é guiado por voz e pode ser automaticamente alterado quando uma via com problemas é detectada. O aplicativo também mostra postos de combustível e outros pontos de interesses na rota traçada. O empreendedor Franco Silvetti, de 28 anos, cofundador da Restorando, startup que mantém um site para reservas em restaurantes, usa o Waze para se habituar ao trânsito caótico de São Paulo.

“Eu morava na Argentina e não conheço os caminhos alternativos da cidade”, diz Silvetti.

 

LastPass

iOS, Android e Windows Phone

12 dólares/ano

Com a infnidade de senhas que você precisa memorizar para usar contas de e-mail, redes sociais, internet banking e outros serviços do trabalho, há duas escolhas mais comuns.

A primeira é usar poucas variações de palavras, um risco muito alto para quem lida com dados pessoais de clientes e informações confidenciais de projetos. A outra é seguir a cartilha dos especialistas em segurança — e se aborrecer ao esquecer tudo devido à complexidade das combinações, que frequentemente precisam ser trocadas.

O LastPass é um aplicativo que armazena todos os logins e senhas do usuário num ambiente criptografado. O programa também avalia o grau de segurança de uma senha e sugere alternativas. Só uma única senha não pode ser esquecida jamais — a do próprio LastPass, que dá acesso a todas as outras.

LogMeIn-logo

LogMeIn

iOS, Android e Windows Phone

Gratuito e 71,10 reais

Tudo o que você precisava naquele momento era de uma forma de teletransporte. Seis da tarde, congestionamento monstro, o cliente esperando pela apresentação que ficou esquecida no computador do escritório. Ok, não será possível teletransportá-lo até lá, mas

seu celular pode fazer algo.

O LogMeIn permite acessar — de um dispositivo móvel — a tela do computador de casa ou do trabalho, não importa se ele é um Windows ou um Mac. Ao rodar o aplicativo, a máquina remota pode ser controlada como se o usuário estivesse na frente dela. Aí fica fácil abrir e transferir os arquivos necessários. Para usar o serviço, é preciso ter o LogMeIn previamente instalado no PC a ser acessado.

 

ScanBizCards

iOS, Android e Windows Phone

1,99 dólar

 

Bom para quem participa de muitos almoços de negócios, reuniões e eventos fora da empresa — e, nessas ocasiões, vai juntando pilhas de cartões de visita. Nem sempre dá tempo de passar tantos números de telefones e endereços para a agenda. Usando a câmera do celular, o ScanBizCards digitaliza os cartões e permite acrescentar anotações para lembrar de telefonar ou enviar orçamentos, por exemplo.

O aplicativo também captura os dados de cada cartão e transfere automaticamente para outras agendas eletrônicas e a do próprio celular. O ScanBizCards sincroniza os contatos com serviços como Outlook, Gmail, LinkedIn e Evernote.

Por Natalia Horita, da ExamePME

 

 

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